LÀM SAO ĐỂ VIẾT THƯ CHẤP NHẬN LỜI MỜI BẰNG TIẾNG ANH TRANG TRỌNG NHẤT?

Viết thư chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh là một trong những kỹ năng văn phòng quan trọng trong học tập và công việc trong thời đại toàn cầu hoá hiện nay. Không chỉ thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp với tổ chức và đối tác, đây còn là cơ hội giúp bạn tạo ấn tượng tốt đẹp và mở đường cho sự thăng tiến trong tương lai. 

Hiểu rõ tầm quan trọng của nó, Tiếng Anh trẻ em BingGo Leaders sẽ hướng dẫn bạn tất tần tật liên quan đến “Letter of Acceptance”: từ các trường hợp sử dụng, bố cục chuyên nghiệp cho đến một số lưu ý và mẫu thư tiêu biểu! 

1. Những trường hợp cần viết thư chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh

Đầu tiên, trước khi tìm hiểu sâu về bố cục của một bức thư chấp nhận lời mời chuẩn, bạn cần xác định rõ trường hợp áp dụng phù hợp. Một số trường hợp cần thiết sử dụng thư chấp nhận lời mời phổ biến như:

• Khi nhận được lời mời phỏng vấn hoặc làm việc tại một công ty.
• Khi nhận được lời mời nhập học từ một trường học/ Đại học/ Cao đẳng,... 
• Khi nhận được lời mời tham gia vào một câu lạc bộ, tổ chức.

Các trường hợp áp dụng thư chấp nhận lời mời

• Khi nhận được lời mời tham gia một số dịp như buổi họp/ đám cưới/ khai trương/ tiệc mừng,...
• Khi nhận được lời kêu gọi đóng góp hoặc trợ giúp.
• Khi nhận được lời mời phát biểu tại một hội thảo/ hội nghị,...

2. Bố cục thư chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

2.1. Tiêu đề thư

Tiêu đề thư chấp nhận lời mời không chỉ là một phần đặc biệt cần chú ý của thư điện tử, mà còn là cơ hội để truyền đạt sự hào hứng và lòng biết ơn của bạn đối với lời mời được gửi đến. Một tiêu đề thông minh không chỉ giúp tạo ra ấn tượng tích cực mà còn thể hiện tâm trạng chân thành và tôn trọng đối với người gửi lời mời. Về cơ bản, tiêu đề thư sẽ cần có 2 thông tin: 

• Tên Người Gửi: Bắt đầu bằng tên của bạn giúp người nhận thư nhanh chóng xác định và dễ dàng theo dõi.
• Tóm Tắt Nội Dung Thư: Sau tên của bạn, sử dụng cụm từ ngắn để tóm tắt nội dung chính của thư chấp nhận lời mời.

=> Công thức: Name -  Occasions + Acceptance Letter

Công thức tiêu đề thư đơn giản

Trong các trường hợp thân mật như mời đám cưới, mời khai trương, bạn hoàn toàn có thể thêm thắt những từ ngữ phản ánh tâm trạng của mình nhưng hãy luôn nhớ ưu tiên 2 nội dung chính lên đầu để truyền đạt thông điệp một cách dễ dàng và rõ ràng. Dưới đây là một số mẫu tiêu đề thư chấp nhận lời mời mà bạn có thể sử dụng hoặc tùy chỉnh cho tình huống cụ thể của bạn:

• John Doe - Wedding Acceptance Letter
• Jane Smith - Business Summit Acceptance Letter 
• Chris Johnson - Family Reunion Acceptance Letter 
• Emily Davis - Art Exhibition Acceptance Letter 
• Michael Brown - Job Offer Acceptance Letter

2.2. Lời chào và lời cảm ơn 

Khi bắt đầu một bức thư chấp nhận lời mời, lời chào và lời cảm ơn đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập sự lịch sự và tôn trọng. Dưới đây là một số chú ý khi viết lời chào phù hợp với hoàn cảnh hơn:

• Bắt đầu bằng một lời chào lịch sự như "Dear Name," hoặc "Hello Name,"
• Lựa chọn lời chào phụ thuộc vào mối quan hệ với người gửi mời: "Dear" thích hợp cho mối quan hệ xã giao hơn trong khi “Hello” chỉ dùng với các mối quan hệ thân mật.

Ngay sau lời chào, bạn cần diễn đạt lòng biết ơn của bạn một cách chân thành và tôn trọng với một số lưu ý như:

• Sử dụng các cụm từ như "Thank you for," "I appreciate," hoặc "I'm grateful for" để thể hiện lòng biết ơn của bạn.

Lưu ý về lời chào và lời cảm ơn trong thư chấp nhận lời mời

Dưới đây là một số ví dụ về lời chào và lời cảm ơn:

• Ví dụ 1:

Dear Nancy,

Thank you for extending the invitation to your wedding. 

• Ví dụ 2: 

Hello Jack,

I want to express my sincere gratitude for inviting me to the family reunion. 

• Ví dụ 3:

Dear Mike,

Thank you so much for including me in this art exhibition. 

>> Xem thêm: SAI LẦM KHIẾN NGƯỜI VIỆT NÓI TIẾNG ANH KÉM VÀ GIẢI PHÁP THÁO GỠ

2.3. Bày tỏ chấp nhận lời mời

Phần bày tỏ chấp nhận lời mời trong thư chấp nhận lời mời không chỉ xác nhận sự tham gia mà còn thể hiện lòng biết ơn và sự hào hứng của bạn đối với sự kiện hoặc hoạt động sắp tới. Nói lên những cảm xúc chân thành và tích cực là quan trọng để tạo ra một ấn tượng tích cực. Dưới đây là ba bước nhanh và dễ nhất để viết phần này:

Bước 1: Xác nhận sẽ tham gia

• Đầu tiên, bạn cần đưa ra lời xác nhận sẽ tham dự sự kiện một cách rõ ràng bằng một số cấu trúc câu như:
• I am delighted to accept…
• I’ll be there for sure.
• I’m glab to be a part of the….

Bước 2: Bày tỏ sự biết ơn và hào hứng

• Tiếp theo, bạn cần bày tỏ lòng biết ơn của bạn đối với lời mời này, sử dụng các cụm từ như "I am grateful for," hoặc "I appreciate the invitation to".
• Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ thêm về sự hào hứng của bạn với sự kiện hoặc hoạt động sắp tới. Hãy sử dụng từ ngữ tích cực để truyền đạt tâm trạng của bạn, như "I am excited to be part of," hoặc "I am eagerly anticipating."

Bước 3: Đề xuất giúp đỡ/ Thêm thông tin (không bắt buộc)

Nếu có thể, bạn hãy cân nhắc thêm một số chi tiết nhỏ như hỏi thêm thông tin, hoặc đề nghị giúp đỡ theo các cấu trúc sau:

• Could you tell me…?
• Please, let me know if…?
• Do you need my help for the…..?

3 bước bày tỏ chấp nhận lời mời chuyên nghiệp

Dưới đây là một số ví dụ bày tỏ chấp nhận lời mời:

Ví dụ 1: I am delighted to accept your kind invitation to [occasions]. I appreciate the opportunity and am eagerly looking forward to the event. Your thoughtful gesture has made my day, and I can't wait to share in the joyous moments with you.

Ví dụ 2: It is with great pleasure that I confirm my attendance at [occasions]. I am sincerely grateful for the invitation and am excited to be part of such a wonderful occasion. Your generosity in extending the invitation is truly appreciated, and I look forward to the celebration.

Ví dụ 3: I am thrilled to accept your invitation to [occasions]. Thank you for considering me, and I am genuinely excited to participate. Your thoughtfulness has not gone unnoticed, and I anticipate a fantastic experience at the upcoming [occasions].

2.4. Kết thư

Phần kết thư trong bức thư chấp nhận lời mời đóng vai trò quan trọng, vừa để tạo nên sự kết thúc lịch sự, vừa để thể hiện lòng biết ơn và sự mong đợi của bạn đối với sự kiện sắp diễn ra. Lời kết sẽ chỉ khoảng 2-3 câu và bạn có thể sử dụng một số cấu trúc sau:

• Have a nice/ fun day!
• Best wishes/ regards,
• Sincerely,
• Yours (truly),

Cùng xem qua một số ví dụ cùng Tiếng Anh trẻ em BingGo Leaders nhé:

Ví dụ 1: Once again, thank you for the invitation. I am truly grateful for the opportunity and am eagerly anticipating the [occasions]. Your kind gesture is appreciated, and I look forward to making lasting memories. Best wishes for a successful event!

Ví dụ 2: Thank you once again for including me in [occasions]. I am sincerely grateful for the opportunity and look forward to being part of the celebration. Your thoughtful invitation has added to my excitement, and I wish you all the best for a fantastic event.

Ví dụ 3: In conclusion, I want to express my heartfelt gratitude for the invitation to [occasions]. I am eagerly anticipating the experience and am truly honored to be part of it. Thank you for considering me, and I extend my best wishes for the success of the event. Looking forward to it!

3. Một số lưu ý khi viết thư chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh

Ngoài việc bố cục của bức thư đầy đủ như trên thì các bạn cần lưu ý một số điều sau để đảm bảo bức thư chuyên nghiệp hơn:

• Lựa chọn ngôn ngữ lịch sự và thích hợp với mối quan hệ của bạn với người gửi mời. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá chính thức hoặc quá giản dị tùy thuộc vào tình huống cụ thể.
• Hạn chế độ dài của bức thư để tránh tình trạng lan man, gây khó chịu cho người đọc trong việc tìm ý chính.
• Câu từ súc tích, đơn giản và mạch lạc.
• Xác nhận đúng ngày, giờ, và địa điểm của sự kiện hoặc hoạt động để tránh những hiểu lầm không mong muốn.

Một số lưu ý khi viết thư chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh

• Chú ý đến lỗi chính tả để bảo đảm sự chính xác và chuyên nghiệp.
• Chọn lựa giọng văn phù hợp với bối cảnh cụ thể, có thể là chính thức hoặc thoải mái tùy thuộc vào sự kiện. VD: giọng văn cần đơn giản, súc tích, chuyên nghiệp nếu đây là thư nhận việc.

>> Xem thêm: LÀM CHỦ cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh trong vòng 15 phút

4. Một số mẫu thư chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Tiếp theo, Tiếng Anh trẻ em BingGo Leaders sẽ chia sẻ 7 mẫu thư chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh theo các trường hợp khác nhau trong cuộc sống. Bạn có thể sử dụng luôn hoặc thêm thắt các ý cá nhân vào để bức thư hay hơn. Nếu vốn từ vựng của bạn chưa phong phú, bạn có thể sử dụng các phần mềm tra từ điển Anh-Việt nhanh  hoặc các app sửa lỗi ngữ pháp tiếng Anh để thêm thắt các ý riêng của mình vào bức thư.

4.1. Đám cưới (Wedding)

Dear [Sender's Name],

Congratulations on your wedding! I am overjoyed to have received your invitation. I am delighted to accept and look forward to celebrating this special day with you. Thank you for inviting me to this important occasion.

Warm regards,

[Your Name]

Dịch nghĩa: 

Chào [Tên Người Gửi],

Chúc mừng đám cưới của bạn! Tôi rất vui mừng khi nhận được lời mời của bạn. Tôi chắc chắn sẽ đến và chung vui với bạn trong ngày đặc biệt này. Cảm ơn bạn đã mời tôi tham dự dịp quan trọng này.

Trân trọng,

[Tên Của Bạn]

4.2. Lời mời phỏng vấn (Job Interview Acceptance)

Dear [Hiring Manager],

I appreciate the opportunity to interview for the position at [Company Name]. I will be for the interview on time and eager to discuss how my skills align with the needs of [Company Name]. I sincerely appreciate your consideration of my application, and I am eagerly anticipating the opportunity for the upcoming interview.

Sincerely,

[Your Name]

Dịch nghĩa:

Kính gửi [Quản Lý Nhân Sự],

Tôi rất trân trọng cơ hội được phỏng vấn cho vị trí tại [Tên công ty]. Tôi sẽ đến phỏng vấn đúng giờ và và rất háo hức thể hiện những kỹ năng của mình hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của [Tên công ty]. Tôi chân thành cảm ơn sự xem xét đơn của bạn và mong đợi buổi phỏng vấn sắp tới.

Trân trọng,

[Tên Của Bạn]

4.3. Tham gia CLB (Joining a Club)

Dear [Club Organizer],

I want to express my gratitude for the invitation to join [Club Name]. I am thrilled and eager to be part of this community. I look forward to contributing to the club's activities and getting to know fellow members. Thank you for the opportunity.

Best regards,

[Your Name]

Dịch nghĩa:

Kính gửi [Tổ Chức CLB],

Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn về lời mời tham gia [Tên CLB]. Tôi rất hồi hộp và mong đợi được làm thành viên của cộng đồng này. Tôi rất mong được đóng góp vào hoạt động của câu lạc bộ và làm quen với các thành viên. Cảm ơn các bạn về cơ hội này.

Trân trọng,

[Tên Của Bạn]

4.4. Nhập học (College/ University Enrollment)

Dear [Admissions Office],

I would like to express my sincere appreciation for the acceptance to [University Name]. I am enthusiastic about the prospect of advancing my education at your esteemed institution. I confirm my attendance and look forward to the enriching experiences ahead.

Warm regards,

[Your Name]

Dịch nghĩa:

Kính gửi [Văn Phòng Tuyển Sinh],

Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn chân thành về việc được nhận vào [Tên Đại Học]. Tôi rất hứng thú và mong đợi với cơ hội nâng cao, trau dồi kiến thức tại trường đại học danh tiếng của bạn. Tôi xin xác nhận sự tham dự của mình và mong chờ những trải nghiệm phong phú phía trước.

Trân trọng,

[Tên Của Bạn]

4.5. Phát biểu tại một hội thảo (Speaking at a Seminar)

Dear [Seminar Organizer],

Thank you for the invitation to speak at the [Seminar Name]. I am deeply honored and genuinely enthusiastic about this opportunity. I confirm my participation and am eager to share insights during the event. I appreciate your consideration.

Best regards,

[Your Name]

Dịch nghĩa:

Kính gửi [Tổ Chức Hội Thảo],

Cảm ơn bạn đã mời phát biểu tại [Tên hội thảo]. Tôi vô cùng vinh dự và thực sự hào hứng với cơ hội này. Tôi xác nhận sự tham gia của mình và mong muốn chia sẻ những hiểu biết của mình tới mọi người trong sự kiện này. Tôi đánh giá cao sự công nhận của bạn.

Trân trọng,

[Tên Của Bạn]

4.6. Lễ Kỷ niệm (Anniversary Celebration)

Dear [Celebrant's Name],

What a wonderful honor to be invited to celebrate your [Xth] anniversary! I graciously accept and eagerly anticipate sharing in the love and happiness of this significant milestone. 

Best regards,

[Your Name]

>> Tham khảo thêm: Bạn đã biết cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh chuẩn xác chưa?

Dịch nghĩa: 

Kính gửi [Tên Người Chủ Trì],

Thật là một vinh dự tuyệt vời khi được mời đến dự lễ kỷ niệm [lần thứ X] của bạn! Tôi sẽ tham gia và rất mong đợi được chia sẻ niềm vui và hạnh phúc trong dịp kỷ niệm quan trọng này. 

Trân trọng,

[Tên Của Bạn]

4.7. Tham gia Workshop (Workshop Participation)

Dear [Workshop Coordinator],

I appreciate the opportunity to be part of the upcoming workshop. It is with enthusiasm that I accept the invitation and am eager to contribute to the exchange of knowledge. I look forward to learning and collaborating with fellow participants. Thank you for including me.

Warm regards,

[Your Name]

Dịch nghĩa:

Kính gửi [BTC Workshop],

Tôi đánh giá cao cơ hội được tham gia workshop sắp tới. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia và mong muốn trao đổi kiến ​​thức. Tôi rất mong được học hỏi và hợp tác với các bạn cùng tham gia. Cảm ơn bạn đã quan tâm tôi.

Trân trọng kính chào,

[Tên của bạn]

5. Lời kết

Cuối cùng, viết thư chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh không chỉ là việc xác nhận sự hiện diện của bạn, mà còn là cơ hội thể hiện phong thái chuyên nghiệp trong công việc và sự trân trọng đối với lời mời trong cuộc sống hằng ngày. Tiếng Anh trẻ em BingGo Leaders mong rằng những kiến thức và mẫu thư ở trên sẽ là “cứu cánh" ngay khi bạn cần. Vì vậy, đừng quên lưu vào nhé!