CÁCH VIẾT THƯ PHÀN NÀN BẰNG TIẾNG ANH TRONG VÒNG 15 PHÚT

Khi trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ đôi khi bạn sẽ gặp trường hợp không hài lòng, vậy làm sao phản ánh vấn đề này một cách lịch sự nhất. Một bức thư phàn nàn tiếng Anh chuyên nghiệp và hoàn chỉnh sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng. Cùng tìm hiểu về cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh dưới đây nhé!

1. Thư phàn nàn là gì?

“Thư” ở đây có thể là thư viết tay truyền thống hoặc thư điện tử email. “Phàn nàn” là thể hiện sự không hài lòng về một chi tiết, dịch vụ hay vấn đề nào đó. Tổng hợp lại chúng ta có được khái niệm của cụm từ “thư phàn nàn”.

Đây là lá thư được viết cho những người đứng đầu, quản lý hoặc chăm sóc khách hàng. Mục đích chính là đưa ra khiếu nại về sự vật, sự việc nào đó khiến bạn không hài lòng. Kèm theo phàn nàn là mong muốn của bạn về câu trả lời, phương hướng giải quyết của tổ chức doanh nghiệp đó.

Bức thư phàn nàn bằng tiếng Anh là gì? - Hình 1

Đối với các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, gửi thư đặc biệt là thư điện tử là cách nhanh và chuyên nghiệp bậc nhất. 

Tuy nhiên, đôi khi đó lại là những tổ chức đến từ nước ngoài. Khi này, bạn cần phải biết cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh làm sao cho thật chuyên nghiệp, rõ ràng. Kỹ năng này sẽ được Tiếng Anh trẻ em BingGo Leaders bật mí trong phần tiếp theo của bài viết.

>>> Xem thêm: Bạn đã biết cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh chuẩn xác chưa?

2. Từ vựng cần biết khi viết viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

3. Bố cục khi viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Đừng vội lao đầu ngay vào gõ những dòng chữ tràn lan trong email. Điều đầu tiên bạn cần làm trước khi bắt tay vào viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh là nắm chắc về bố cục.

3.1 Phần mở đầu (Opening)

Bắt đầu bằng lời chào:

Dear Name / Dear Mr. / Dear Mrs. (nếu biết rõ tên).

Dear Sir / Madam / Department (nếu không rõ thông tin cụ thể).

Tiếp theo là chủ đề mà bạn muốn phàn nàn:

We would like to inform you… (Chúng tôi muốn thông báo cho bạn…).

I am writing to complain about… (Tôi viết thư này để khiếu nại về…).

I am writing to place a complaint against…… (Tôi viết thư này để khiếu nại…).

Lưu ý:

• Mỗi ngày, đội ngũ chăm sóc phải tiếp nhận cả trăm ngàn phản hồi từ khách hàng. Do đó, bạn phải đi thẳng trực tiếp vào vấn đề cần phàn nàn một cách ngắn gọn trong 1-2 câu đầu.
• Dùng lời văn một cách khách quan và lịch sự.
• Đưa chính xác thời gian, địa điểm xảy ra sự việc vào câu chủ đề một cách ngắn gọn nhất.

Bố cục viết bức thư phàn nàn bằng tiếng Anh - Hình 2

3.2 Phần nội dung thư (Body)

Tiếp theo mới là phần bạn cần trình bày chi tiết vấn đề mà bản thân gặp phải đi kèm với giải pháp. Một số mẫu câu hữu ích chúng ta có thể sử dụng như:

Nêu vấn đề gặp phải một cách rõ ràng và dễ hiểu:

• I think the reason is that… (Tôi nghĩ lý do là…).
• Could you tell your department to take special care about… (Bạn có thể yêu cầu bộ phận của bạn quan tâm đặc biệt đến…).
• I would appreciate your looking to this… (Tôi sẽ đánh giá cao việc bạn xem xét điều này…).

Đề nghị giải pháp mình mong muốn:

• I think the best solution would be… (Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất sẽ là…)
• Rather than send a credit card note,  you could send… (Thay vì gửi ghi chú thẻ tín dụng, bạn có thể gửi…).
• I'd be grateful if you could send a replacement and refund to my account and address… (Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể gửi hàng thay thế và hoàn lại tiền vào tài khoản và địa chỉ của tôi…).

Mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh cho phần body - Hình 3

3.3 Phần kết thư (Ending)

Trong phần kết khi viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh, chúng ta cần cung cấp đầy đủ, rõ ràng thông tin về bản thân để người nhận dễ dàng phản hồi lại.

• Please reply me by email... or phone number… (Vui lòng phản hồi lại tôi qua email... hoặc số điện thoại…)
• To discuss this further, you can contact me via… (Để thảo luận thêm về vấn đề này, bạn có thể liên hệ với tôi qua…)

Thúc đẩy, mong muốn người nhận phản hồi sớm hơn bằng câu:

• Please reply me as soon as possible (Vui lòng phản hồi lại với tôi trong thời gian sớm nhất).
• This is a serious issue, I need a quick response (Đây là một vấn đề nghiêm trọng, tôi cần được phản hồi lại nhanh nhất).
• I look forward to hearing from the company before… (Tôi mong muốn nhận được phản hồi của công ty trước ngày…).

Mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh cho kết thư - Hình 4

Cuối thư đừng quên lời cảm ơn, “trân trọng” và “chữ ký”, 3 thứ không thể thiếu trong cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh.

• Thank you for reading my letter (xin cảm ơn vì đã đọc bức thư này của tôi).
• Yours faithfully, (Trân trọng,).
• [My name.] (Tên của bản thân).

Vừa rồi chúng tôi đã hướng dẫn cho các bạn cách viết một lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh. Nếu như bạn là nhà cung cấp dịch vụ và bạn nhận được một lá thư than phiền thế này bạn sẽ phản hồi lại ra sao? 

Khi đó, hãy truy cập đọc ngay bài viết cách viết thư phản hồi thư than phiền hoặc cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh. Còn trong phần tiếp theo, chúng ta hãy tham khảo mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh cùng bản dịch tiếng Việt.

>> Làm sao để viết thư chấp nhận lời mời bằng tiếng Anh trang trọng nhất?

4. Tham khảo mẫu cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh luôn có đa dạng chủ đề khác nhau. Dưới đây là một số mẫu thư đầy đủ mà bạn có thể tham khảo.

4.1. Mẫu thư phàn nàn đến cửa hàng tai nghe

Dear Madam,

I would like to inform you about the wireless headphones I purchased from your brand. I ordered a set of wireless headphones online from your brand 5 days ago and just received it yesterday. This is honestly my worst online shopping experience ever. So, I want to give feedback on the brand so that you can improve. 

Firstly, I really liked the new collection of wireless headphones. But because of the nature of my work, I was quite busy. So, I chose to order online with a home delivery service. I told the brand's staff to pack my order carefully to avoid problems with shipping. However, yesterday when I opened the box I just received, I found that the product was packaged very poorly, so the box was dented a lot. I'm annoyed by that. 

Next, after removing the product stamp, I was really shocked because the product I received was an utterly defective product. It didn't work at all. I can sympathize with the brand because this is also a new product so there may still be errors from time to time. So, I contacted the customer service staff to get it resolved. But again, things were pushed to a climax when that employee used a very indifferent attitude when talking to me. 

Not only did she not accept to solve the problem with me, but she also blamed me for damaging the product, so she didn't solve it. I was really surprised and didn't understand why in a brand of such a big name as you, there was an employee with such a bad service attitude. It really hit my limit, so I decided to write a letter of complaint about the brand. I hope to get a proper response and workaround as soon as possible. I will continue to support the brand's products and look forward to a change for the better. 

Thank you for your dedication and for listening to customers.

Best regards,

Serena

Bài mẫu viết lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh về sản phẩm tai nghe - Hình 5

Bản dịch:

Thưa bà, 

Tôi muốn thông báo cho bà về một bộ tai nghe không dây mà tôi đã mua từ thương hiệu của bà. Tôi đã đặt mua một bộ tai nghe không dây trực tuyến từ thương hiệu của bà 5 ngày trước và tôi vừa nhận được nó ngày hôm qua. Đây thực sự là trải nghiệm mua sắm trực tuyến tồi tệ nhất của tôi từ trước đến nay. Vì vậy, tôi muốn đưa ra phản hồi đến thương hiệu để bà có thể cải thiện. 

Đầu tiên, tôi thực sự thích bộ sưu tập tai nghe không dây mới. Nhưng vì tính chất công việc của tôi khá bận. Vì vậy, tôi đã đặt mua trực tuyến cùng dịch vụ giao hàng đến tận nhà. Tôi đã nói với nhân viên của thương hiệu đóng gói đơn hàng của tôi cẩn thận để tránh các vấn đề về vận chuyển. Tuy nhiên, hôm qua khi mở hộp vừa nhận được, tôi thấy sản phẩm được đóng gói rất sơ sài nên hộp bị móp rất nhiều. Tôi khó chịu vì điều đó. 

Tiếp theo, sau khi bóc tem sản phẩm, tôi thực sự sốc vì sản phẩm tôi nhận được là một sản phẩm hoàn toàn bị lỗi. Nó hoàn toàn không hoạt động. Tôi có thể thông cảm cho nhãn hàng vì đây cũng là sản phẩm mới nên thỉnh thoảng vẫn có thể có sai sót. Vì vậy, tôi đã liên hệ với nhân viên chăm sóc khách hàng để được giải quyết. Nhưng một lần nữa, mọi chuyện lại được đẩy lên cao trào khi nhân viên đó dùng thái độ rất thờ ơ khi nói chuyện với tôi. 

Cô ấy không những không nhận lời giải quyết vấn đề với tôi mà còn trách tôi làm hỏng sản phẩm nên không giải quyết. Tôi thực sự bất ngờ và không hiểu tại sao ở một thương hiệu có tên tuổi như bà lại có một nhân viên có thái độ phục vụ tệ như vậy. Nó thực sự chạm đến giới hạn của tôi, vì vậy tôi quyết định viết một lá thư khiếu nại về thương hiệu. Tôi hy vọng nhận được phản hồi và giải pháp thích hợp càng sớm càng tốt. Tôi sẽ tiếp tục ủng hộ các sản phẩm của thương hiệu và mong muốn có sự thay đổi tốt hơn. 

Cảm ơn bà đã dành thời gian quý báu để đọc lá thư.

Trân trọng, 

Serena

4.2. Viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh về chất lượng nhà hàng

Dear Madam,

I am writing to complain about the quality of service at your restaurant on February 7, 2023.

That evening, I went to your restaurant at 100 Cau Giay for dinner. However, the beefsteak that I ordered was not hot. I have discussed this with the staff here but did not receive support.

Therefore, I look forward to hearing from you as soon as possible on this matter.

Please reply to me at 0987.679.xxx.

Thank you for reading this letter of mine.

Best regards,

Ly Ly.

Tham khảo các lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh về chất lượng nhà hàng - Hình 6

Bản dịch:

Thưa bà,

Tôi viết thư này để khiếu nại về chất lượng dịch vụ tại nhà hàng của bà vào ngày 7 tháng 2 năm 2023.

Tối hôm đó, tôi đến nhà hàng của bà ở 100 Cầu Giấy để ăn tối. Tuy nhiên, món bò bít tết mà tôi gọi không được nóng. Tôi đã trao đổi việc này với nhân viên tại đây nhưng không nhận được sự hỗ trợ.

Vì vậy, tôi mong muốn được nghe từ bà sớm nhất về vấn đề này.

Vui lòng phản hồi lại cho tôi theo số 0987.679.xxx.

Cảm ơn bà đã đọc bức thư này của tôi.

Trân trọng,

Ly Ly.

>> Thư mời trải nghiệm lễ hội Noel - My Dear Santa cùng BingGo Leaders

4.3. Viết thư phàn nàn tiếng Anh về một cửa hàng quần áo

Dear Sir,

I am writing to complain about the quality of service at your clothing store on February 6, 2023.

At 9 am that morning, I went to his clothing store at 38 Ho Tung Mau, Hanoi to buy a pair of pants. I was very satisfied and decided to buy a pair of jeans. However, the staff here gave me the wrong shirt when I paid.

So I would like to exchange the shirt for the pants I bought.

Please get back to me at 0987.679.xxx.

Thank you for reading this letter of mine.

Best regards,

Thanh Huy.

Bản dịch:

Thưa ông,

Tôi viết thư này để khiếu nại về chất lượng dịch vụ tại cửa hàng quần áo của ông vào ngày 6 tháng 2 năm 2023.

Lúc 9h sáng hôm đó, tôi đến cửa hàng quần áo của ông ở 38 Hồ Tùng Mậu, Hà Nội để mua một chiếc quần. Tôi rất ưng ý và quyết định mua một chiếc quần jeans. Tuy nhiên, nhân viên bán hàng tại đây lại gói nhầm cho tôi một chiếc áo sơ mi sai khi tôi thanh toán.

Vì vậy, tôi mong muốn được đổi lại chiếc áo lấy quần mà tôi đã mua.

Vui lòng phản hồi lại cho tôi theo số 0987.679.xxx.

Cảm ơn ông đã đọc bức thư này của tôi.

Trân trọng,

Thanh Huy.

>>> Tải xuống các mẫu thư phàn nàn khác tại đây

4. Lời Kết

Qua bài viết vừa rồi, chắc hẳn bạn cũng đã viết được cho mình thư phàn nàn bằng tiếng Anh đúng chuẩn và dễ hiểu. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận với mọi người nhé. Đừng quên luôn theo dõi website BingGo Leader để biết thêm thật nhiều thông tin hay ho khác.