LÀM CHỦ cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh trong vòng 15 phút

Trong cuộc sống hàng ngày, bạn sẽ gặp phải vô vàn trường hợp không vừa ý đến từ chất lượng dịch vụ lẫn thái độ phục vụ của một tổ chức hoặc cá nhân nào đó. Nên mới cần phải viết thư phàn nàn để khiếu nại và được giải quyết vấn đề. 

Nếu như bên cung cấp dịch vụ đó nằm ở nước ngoài thì bạn phải viết lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh thế nào cho hoàn chỉnh? Hôm nay, hãy cùng BingGo Leaders tìm hiểu thư phàn nàn là gì và cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh.

1. Thư phàn nàn là gì?

Thư phàn nàn là gì?
Thư phàn nàn là gì?

Là lá thư nhằm truyền tải thông điệp phàn nàn về một trường hợp cụ thể nào đó được đề cập trong thư.

Nội dung lá thư sẽ đưa ra khiếu nại về sự vật, sự việc nào đó khiến bạn không hài lòng, tiếp theo là lời phàn nàn và cuối cùng là mong muốn của bản thân về hướng giải quyết của vấn đề.

2. Bố cục chung của thư phàn nàn bằng tiếng Anh như thế nào?

Bố cục của thư phàn nàn
Bố cục của thư phàn nàn

2.1 Phần mở đầu (Opening) 

Bắt đầu bằng:

Dear Name / Dear Mr. / Dear Mrs. (nếu biết rõ tên).

Dear Sir / Madam / Department (nếu không rõ thông tin cụ thể).

SHOULD:

  • Đi thẳng trực tiếp vào vấn đề cần phàn nàn: We would like to inform you … / I am writing to complain about … cùng các thông tin chi tiết liên quan đến vấn đề (date, address, item, model number) để tránh mất thời gian đôi bên.
  • Dùng lời văn một cách khách quan và lịch sự để tạo thiện cảm với nhà cung cấp dịch vụ và sớm giải quyết được vấn đề.

2.2 Phần nội dung thư (Body)

  • Nêu vấn đề gặp phải một cách rõ ràng và dễ hiểu: I think the reason is that … / Could you tell your department to take special care about … / I would appreciate your looking to this. 
  • Đề nghị giải pháp mình mong muốn với nhà cung cấp dịch vụ mà mình phàn nàn: I think the best solution would be… / Rather than send a credit card note,  you could send… / I'd be grateful if you could send a replacement and refund to my account and address.

2.3 Phần kết thư (Ending)

  • Đưa ra quan điểm khách quan để kết thúc vấn đề: Please ensure this sort of problem does not arise again. / This mistake must be resolved as soon as possible.
  • Bổ sung thêm thông tin liên hệ để bên cung cấp dịch vụ phản hồi cho bạn: Please call me at … or send me email via … to let me know how you would like to deal with this. / You can contact me on … to more discuss.
  • Đừng quên kết thư bằng “Sincerely / Best Regards (nếu biết người gửi) hoặc Your faithfully (nếu không biết người gửi) đi kèm với chữ ký.

Vừa rồi chúng tôi đã hướng dẫn cho các bạn cách viết một lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh. Nếu như bạn là nhà cung cấp dịch vụ và bạn nhận được một lá thư than phiền thế này bạn sẽ phản hồi lại ra sao? 

Khi đó, hãy truy cập đọc ngay bài viết cách viết thư phản hồi thư than phiền (chèn link) trong thời gian sắp tới nhé. Còn bây giờ, chúng ta hãy tham khảo mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh cùng bản dịch tiếng Việt.

3. Tham khảo mẫu cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Viết thư phàn nàn
Viết thư phàn nàn

Mẫu lá thư phàn nàn bằng tiếng Anh:

Dear Madam,

I would like to inform you about a set of wireless headphones I was purchased from your brand. I ordered a set of wireless headphones online from your brand 5 days ago and I just received it yesterday. This is honestly my worst online shopping experience ever. So, I want to give feedback on from the brand so that you can improve. 

Firstly, I really liked the new collection of wireless headphones. But because of the nature of my work, I was quite busy. So, I chose to order online with home delivery service. I told the brand's staff to pack my order carefully to avoid problems of with shipping. However, yesterday when I opened the box I just received, I found that the product was packaged very poorly, so the box was dented a lot. I'm annoyed by that. 

Next, after removing the product stamp, I was really shocked because the product I received was a completely defective product. It didn't work at all. I can sympathize with the brand because this is also a new product so there may still be errors from time to time. So, I contacted the customer service staff to get it resolved. But again, things were pushed to a climax when that employee used a very indifferent attitude when talking to me. 

Not only did she not accepts accepted to solve the problem of with me, but she also blamed me for damaging the product, so she didn't solve it. I was really surprised and didn't understand why in a brand of such a big name as you, there was an employee with such a bad service attitude. It really hit my limit, so I decided to write a letter of complaint about the brand. I hope to get a proper response and workaround as soon as possible. I will continue to support the brand's products and look forward to a change for the better. 

Thank you for your dedication and listening to customers.

Your faithfully,

Serena

Viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh
Viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Bản dịch tiếng Việt:

Thưa bà, 

Tôi muốn thông báo cho bà về một bộ tai nghe không dây mà tôi đã mua từ thương hiệu của bà. Tôi đã đặt mua một bộ tai nghe không dây trực tuyến từ thương hiệu của bà 5 ngày trước và tôi vừa nhận được nó ngày hôm qua. Đây thực sự là trải nghiệm mua sắm trực tuyến tồi tệ nhất của tôi từ trước đến nay. Vì vậy, tôi muốn đưa ra phản hồi đến thương hiệu để bà có thể cải thiện. 

Đầu tiên, tôi thực sự thích bộ sưu tập tai nghe không dây mới. Nhưng vì tính chất công việc của tôi khá bận. Vì vậy, tôi đã đặt mua trực tuyến cùng dịch vụ giao hàng đến tận nhà. Tôi đã nói với nhân viên của thương hiệu đóng gói đơn hàng của tôi cẩn thận để tránh các vấn đề về vận chuyển. Tuy nhiên, hôm qua khi mở hộp vừa nhận được, tôi thấy sản phẩm được đóng gói rất sơ sài nên hộp bị móp rất nhiều. Tôi khó chịu vì điều đó. 

Tiếp theo, sau khi bóc tem sản phẩm, tôi thực sự sốc vì sản phẩm tôi nhận được là một sản phẩm hoàn toàn bị lỗi. Nó hoàn toàn không hoạt động. Tôi có thể thông cảm cho nhãn hàng vì đây cũng là sản phẩm mới nên thỉnh thoảng vẫn có thể có sai sót. Vì vậy, tôi đã liên hệ với nhân viên chăm sóc khách hàng để được giải quyết. Nhưng một lần nữa, mọi chuyện lại được đẩy lên cao trào khi nhân viên đó dùng thái độ rất thờ ơ khi nói chuyện với tôi. 

Cô ấy không những không nhận lời giải quyết vấn đề với tôi mà còn trách tôi làm hỏng sản phẩm nên không giải quyết. Tôi thực sự bất ngờ và không hiểu tại sao ở một thương hiệu có tên tuổi như bà lại có một nhân viên có thái độ phục vụ tệ như vậy. Nó thực sự chạm đến giới hạn của tôi, vì vậy tôi quyết định viết một lá thư khiếu nại về thương hiệu. Tôi hy vọng nhận được phản hồi và giải pháp thích hợp càng sớm càng tốt. Tôi sẽ tiếp tục ủng hộ các sản phẩm của thương hiệu và mong muốn có sự thay đổi tốt hơn. 

Cảm ơn bà đã dành thời gian quý báu để đọc lá thư.

Trân trọng, 

Serena

4. Lời Kết

Qua bài viết vừa rồi, chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh và mẫu lá thư phàn nàn. Đừng quên ghé thăm BingGo Leaders để đọc thêm những bài viết thú vị nhé.

Đăng ký kiểm tra trình độ, học thử cho bé ngay hôm nay